Se o seu hotel realiza eventos com frequência, saberá que controlar quem entra e sai da sala de conferências pode se tornar um verdadeiro caos. Desde a montagem, com fornecedores a entrar e sair continuamente, até à chegada de oradores e participantes, enquanto o staff coordena tudo a cada momento.
Neste contexto, gerir quem pode aceder, quando e a que espaços é de fundamental importância.
Por isso, a implementação de um bom sistema de controlo de acesso às salas de conferências do hotel é a melhor forma de evitar problemas e melhorar a segurança durante o evento.
O desafio de gerir os acessos aos eventos de um hotel
Ao contrário de outros espaços do hotel, as salas de reuniões ou conferências têm uma característica fundamental: nelas convivem múltiplos perfis com necessidades muito diferentes.
Participantes, oradores, funcionários do hotel, equipas de montagem, fornecedores, pessoal de limpeza… Cada um deles precisa de acesso à sala em momentos distintos e com diferentes níveis de permissão.
Sem um sistema claro de controlo de acesso aos eventos do hotel é fácil acabar com:
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Portas abertas quase todo o dia
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Interrupções durante o evento
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Acessos geridos de forma manual a partir da receção
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Pouco controlo sobre quem entra realmente
Perfis e acessos temporários: a chave da operação
Para que a gestão funcione, o mais importante é definir bem as permissões. Ou seja, trabalhar com uma lógica baseada em perfis e acessos temporários.
Por exemplo:
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Um assistente externo pode ter acesso à sala de conferências apenas durante o horário de funcionamento do evento.
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Um fornecedor pode aceder antes, durante a montagem, mas não durante a jornada.
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A equipa do hotel pode dispor de permissões mais amplas para gerir o desenvolvimento.
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A equipa de limpeza só pode entrar no fim do evento.
O melhor é que estes acessos temporários no hotel ajudam a evitar usos indevidos, estando cada credencial ligada a um momento e a uma função específica.
Como aplicar o controlo de acesso a salas de conferências com a Omnitec
Para transferir esta lógica para a prática, é necessário dispor de soluções que permitam gerir acessos de forma flexível em várias zonas do hotel, como os sistemas de controlo de acesso e presença que oferecemos na Omnitec.
Colocamos à sua disposição um ecossistema formado por:
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Controlo de acesso MINI. Com esta solução, pode controlar os acessos à sala de conferências ou às áreas comuns. Permite a cada utilizador aceder usando a sua credencial, em função das permissões que lhe forem atribuídas.
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Controlo de acesso Digit. Se o evento incluir parque de estacionamento para os participantes ou fornecedores, também pode gerir este acesso com Digit, e, assim, evitar o uso de controlos ou sistemas paralelos.
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OS Access e a app UpKey. Com estas ferramentas, pode criar diferentes tipos de utilizadores e atribuir permissões de acordo com a função de cada um.
Além disso, estes sistemas registam todos os acessos, o que facilita a auditoria de eventos e, em caso de incidência, ajuda a entender como foram utilizados os espaços.
Vantagens de organizar os acessos aos eventos do seu hotel
Implementar um bom sistema de controlo de acesso às salas de reuniões do seu hotel oferece inúmeras vantagens:
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Reduz as intervenções manuais durante o evento, e também a dependência da receção.
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Melhora o controlo de quem acede a cada espaço do hotel para evitar acessos não autorizados e reforçar a segurança.
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Melhora a coordenação entre as equipas internas e externas.
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Reforça a imagem profissional do seu hotel perante os organizadores e participantes.
Melhore a gestão dos seus eventos com um sistema de acessos flexível
Em suma, os eventos que se realizam em hotéis exigem organização, coordenação e uma boa planificação.
Para isso, contar com um sistema robusto de controlo de acesso a todas as salas de conferências do hotel é um valor acrescentado. Permite gerir perfis e acessos temporários de forma muito mais eficiente, adaptando-se às necessidades de cada evento.
Se o seu hotel costuma acolher congressos, reuniões ou eventos de empresa, na Omnitec podemos ajudá-lo. Aposte numa solução de acesso flexível, que facilite o trabalho da sua equipa e melhore a experiência dos organizadores. Contacte-nos!